Nejdřív si udělejte pořádek v hlavě. Technologie to za vás neudělají, radí expert
Roman Vinš je ředitelem českého ERP systému Byznys, který je součástí skupiny Seyfor. Zdroj: Se souhlasem společnosti Seyfor
Firma může mít ERP, umělou inteligenci i desítky reportů a stále se řídit podle čísel, která nedávají smysl. Roman Vinš, ředitel ERP systému Byznys, se podnikovým procesům věnuje třicet let a technologiím rozhodně neupírá jejich schopnosti. Odmítá jim ale přisuzovat magickou moc. “K nejčastějším mylným představám o digitalizaci patří, že nový systém sám vyřeší nefunkční procesy a udělá ve firmě pořádek. Jenže ten nezačíná v datech, ale mnohem dřív.”
Za třicet let bylo vašimi zákazníky mnoho firem. Kolik z nich si podle vás myslí, že mají svoje data a firmu pod kontrolou a pak zjistí, že to tak úplně není?
Myslím, že žádná firma nemá své procesy zcela pod kontrolou. Každá firma se vyvíjí, mění se prostředí, legislativa, technologie i samotné ERP systémy. A nikdo s tím vším nedokáže držet krok stoprocentně. Typický problém přichází ve chvíli, kdy malá firma vyroste do střední. Do té doby řada věcí funguje na osobní domluvě. Informace existují v Excelu, lidé si je předávají a často ve firmě působí jeden člověk, třeba majitel, který má klíčové procesy v hlavě. Jenže firma vyroste a tento způsob řízení přestane být udržitelný.
Co pro vás osobně znamená mít firmu pod kontrolou?
Kontrola je hrozné slovo. Ale v podstatě to znamená, že firma funguje a přináší výsledky, které od ní čekáte. Jenže to ještě nemusí znamenat, že máte pod kontrolou příčiny těchto výsledků nebo rizika, která se ve firmě kumulují. Můžete rizika minimalizovat, dělat pravidelné analýzy, sledovat spokojenost lidí, ceny surovin nebo technologický vývoj. Tím vším získáváte určitou míru kontroly, ale nikdy nebude stoprocentní. Mít firmu, stejně jako svůj vlastní život, zcela pod kontrolou je podle mě fikce.
Jak tedy firma může zjistit, že je někde problém?
Něco přestane fungovat, cokoliv. Začnou odcházet lidé, přijdou stížnosti na kvalitu, nestíhají se zakázky nebo se propadnou výsledky. Teprve v té chvíli se někdo ponoří dovnitř a zjistí, že někde nefunguje proces, jinde jsou lidé přetížení nebo chybí kontrolní mechanismy. Málokdo předchází něčemu, co by se mohlo stát. Firmy většinou začnou problém skutečně řešit až ve chvíli, kdy nastane.
Vezměte si třeba výrobu. Přijdete do firmy a zeptáte se, jak plánují. A oni řeknou: zeptáme se Franty. Franta je tam třicet let, podívá se na výrobu a řekne: „Ano, to se tam ještě vejde, za dva měsíce můžeme mít hotovo.“ A ono to funguje. Jenže pak Franta odejde.
Co všechno odejde s ním?
Spousta informací. Protože Franta nejsou data. Franta má v hlavě zkušenosti, vazby a odhady. Ví, jak dlouho trvá dodání materiálu, kolik potřebuje lidí, jaké stroje budou volné, co na co navazuje. Když ve firmě nebude, potřebujete tato data získat, zaznamenat a zpracovat tak, aby z nich vznikla další použitelná informace. A těch Frantů postupně ubývá.
Firmy tedy začínají digitalizovat hlavně proto, že už nemohou fungovat na paměti jednotlivých lidí?
To je jeden z důvodů. Ale nestačí vzít všechny informace, které Franta ví, a pouze je převést do systému. Nejdřív musíte vědět, které z nich skutečně potřebujete a k čemu je budete používat.
Kde by tedy měla firma začít, než začne vybírat technologie?
Nejdřív si musí definovat, čeho chce dosáhnout a jaké informace pro své rozhodování potřebuje. Teprve potom řešit, jak se k nim dostane, kde vzniknou, kdo je zadá, jestli se načtou ze stroje nebo z jiného systému a jak se budou dál zpracovávat. Chci vědět marži na výrobku? Potřebuji nákupní a prodejní cenu. Chci vědět, kolik firma vydělává? Potřebuji náklady a výnosy. Chci plánovat výrobu? Potřebuji materiál, lidi, stroje, časy a jejich návaznosti. Ke každé informaci vede nějaká cesta.
Nakolik firmy vědí, jaká data vlastně potřebují sledovat?
To je různé. Někdy se třeba někam roky zapisují údaje jen proto, že se to tak vždycky dělalo, a nikdo je dál nepoužívá. A naopak data, která by skutečně pomohla při rozhodování, se vůbec nesbírají. Proto bych vždycky začal otázkou, co vlastně chci vědět. Od ní se teprve odvíjí, jaká data potřebuji a odkud je získám.
Může to za firmu rozhodnout dodavatel ERP?
Neměl by. Jednomu zákazníkovi jsme dokonce doporučovali, aby si nejdřív najal někoho, kdo nemá vazbu na konkrétní systém, a nechal si pomoct s tím, jak má firma fungovat. A potom teprve hledal software. Klidně i za cenu, že si nekoupí náš.
Konzultanti znají osvědčené postupy a mohou přinést zkušenost z jiných implementací. Nemohou ale za vedení firmy rozhodnout, jak mají její procesy vypadat, ani převzít odpovědnost za samotný způsob řízení firmy.
Samotný systém nefunkční procesy nevyřeší
Existuje věta zákazníka, po které už tušíte, že implementace nebude jednoduchá?
„Tak nám to tady nasaďte.“ To je poměrně jasný varovný signál. Implementace je spolupráce. Už na obchodním jednání říkáme, že když my do ní dáme sto hodin, zákazník musí dát ideálně také sto. Pokud nemá chuť spolupracovat a předpokládá, že si koupil systém, který mu všechno vyřeší, většinou to nedopadne dobře. Zákazník musí alespoň rámcově vědět, co od systému očekává, jak firma funguje a jak by chtěl, aby fungovala. A pokud jsou tyto dvě věci odlišné, musí mít sílu je změnit.
Problémem není samotné množství evidovaných dat, ale objem informací, kterým musí management věnovat pozornost, říká Roman Vinš. Zdroj: Se souhlasem společnosti Seyfor
Jaká je vůbec nejčastější falešná představa o novém systému?
Že samotný systém vyřeší nefunkční procesy, které ve firmě existují. Nevyřeší. ERP může procesy podpořit, standardizovat nebo kontrolovat, ale nejdřív musí firma vědět, jak chce fungovat.
A pak mají zákazníci také mylné představy o vstupech a výstupech. Historicky jsme měli firmu, která chtěla vědět, kolik má zboží na skladě. Řekli jsme: jasně, budete zadávat příjemky a výdejky. A odpověď byla: to ale nechceme. Jenže jiné řešení tehdy neexistovalo.
Takže chci výsledek, ale nechci zadávat vstupy?
Přesně. A tento princip zůstává stejný dodnes. Chci nějakou informaci, jen si nedomyslím, co všechno musí vzniknout, aby mi ji systém dokázal poskytnout. Ta firma to tehdy neudělala, ale později se k tomu samozřejmě musela vrátit.
Firmy, které rostou, v určitém okamžiku nemají moc na výběr. Buď začnou svoje fungování systematizovat, nebo jednou narazí. Odejde Franta, přestanou stíhat, začnou dávat špatné termíny, klesne kvalita.
Kdy je tedy firma zralá na ERP systém, jako je třeba Byznys?
Ve chvíli, kdy jí nestačí Excel a jednoduchý účetní systém. Jakmile potřebuje širší rozhled, propojit více oblastí a mít vazby mezi daty, dává ERP smysl. Je to okamžik, kdy už firmu nelze řídit především na základě osobní zkušenosti jednoho člověka. Majitel část informací zná, část odhaduje a část si pamatuje, ale s rostoucí firmou takový model přestává stačit. ERP mu umožní získat ucelenější pohled. Ale samozřejmě jen tehdy, když funguje nad správnými daty.
Ani dobré číslo nemusí být správné
Jak majitel pozná, že se na data, podle kterých řídí firmu, může skutečně spolehnout?
Pokud si přesně nadefinuje, jak data vznikají, jak se s nimi pracuje a jaké z nich vznikají výstupy, a celé to otestuje, potom se na ně do určité míry spolehnout může.
Ideální je samozřejmě mít i kontrolní mechanismy. Vrcholové tabulky často obsahují ukazatele, které lze vzájemně kontrolovat. Jeden report například ukáže celkový objem prodejů a jiný detailní součet jednotlivých transakcí. Pokud se hodnoty neshodují, je zřejmé, že je potřeba hledat chybu.
A když kontrolní mechanismus nemám?
Pak často funguje zkušenost a náhoda. Když uděláte nějakou akci a víte, že obvykle přinese nárůst třicet procent, a tentokrát vidíte pět, řeknete si: to je divné. A začnete zjišťovat proč. Buď je situace na trhu jiná, nebo jsou špatně data.
Pokud vám ale budou čísla jen lehce oscilovat kolem hodnoty, kterou očekáváte, nemusíte si problému všimnout vůbec. A proto si, jak už jsem řekl na začátku, myslím, že mít firmu zcela pod kontrolou je do určité míry fikce. Vždy existují vlivy, které neovlivníte.
Data sbírejte. Ale nekoukejte na všechna
Nemůže se firma dostat do opačného extrému a začít sledovat příliš mnoho věcí?
Může, ale nemyslím si, že problémem je samotné množství evidovaných dat. Problém je množství informací, kterým musí management věnovat pozornost.
Podle čeho tedy vybírat, co sledovat?
Je to přirozený vývoj. Když si pořídíte fotovoltaiku, první týdny sledujete každou chvíli, kolik vyrábí, kdy se nabíjí baterie a jestli někdo nepouští pračku ve špatnou dobu. Za dva roky vás zajímá hlavně moment, kdy přestane fungovat.
Stejné je to ve firmě. Zavedete nový produkt nebo proces, začnete ho pozorovat detailně. Postupně získáte zkušenost a pak už vás zajímají hlavně výjimky.
Takže management nepotřebuje další dashboard. Potřebuje vědět, co je divné?
Ve finále ano. Mě zajímají anomálie. Pokud je průměrná doba na nějaké stránce tři a půl sekundy, nepotřebuji každý den sledovat průměr. Zajímá mě, když někdo zůstane deset sekund nebo odejde za půl sekundy. A právě tady podle mě může výborně fungovat AI: sleduj tok a hlas mi anomálie.
Kde vám dnes umělá inteligence skutečně šetří práci?
Ve vývoji už AI zásadně mění produktivitu práce a v Seyforu s tím aktivně pracujeme. Stejně tak ji využíváme při vývoji ERP systému Byznys. Vývojářům říkám otevřeně, že pokud ji nevyužívají jako běžný pracovní nástroj, připravujeme se o významnou část potenciálu, který dnes nabízí.
Nedávno jsem například dělal s AI analýzu. Mně trvala tři hodiny, kolega ji za pět hodin naprogramoval. Práci, se kterou bychom se dřív trápili třeba tři týdny, jsme měli za osm hodin. Jindy jsem připravil analýzu, šéf vývoje ji vzal jako zadání a přes víkend měl základ hotový. Samozřejmě jsme pak ještě spoustu věcí ladili, ale posun v rychlosti je obrovský.
Může AI převrátit trh ERP?
Rozhodně ho urychlí. Ale nevidím to zatím tak, že někdo nechá AI vyvinout ERP, a tím všechny ostatní převálcuje. Ano, když někdo začíná na zelené louce a něco, co by vyvíjel deset let, zvládne za dva nebo čtyři roky, je to velký rozdíl. Jenže výsledkem bude stále ERP systém, který musí obstát při reálném nasazení u zákazníka. Rychlost vývoje sama o sobě nebude rozhodující. Podstatné bude, jak dobře systém zvládne konkrétní procesy a potřeby firmy.
A co samotná data? Dokáže si AI poradit třeba s nepořádkem v nich?
Může je čistit, třídit, hledat v nich vzorce nebo spojovat různé struktury. Do budoucna může výrazně pomoct třeba i při migraci starých dat. Ale pořád platí základní pravidlo: data musí mít jasnou strukturu a musí být pochopitelná. Když máte kolonku „celková cena“ a jeden člověk do ní zadává částku s DPH a druhý bez DPH, AI si bez dalšího kontextu může maximálně tipnout.
A tipovat by nám v oblasti účetnictví úplně nemusela?
Přesně. Může si tipnout. Ale to nechcete.
Co by tedy měla být první otázka majitele firmy, který se rozhodne digitalizovat?
Co od toho očekávám a co mi má nový systém přinést. Rozumnější zákazník řekne: nemám informace a potřebuji je. To je legitimní důvod pro digitalizaci. Mnohem problematičtější je očekávání, že samotná implementace systému automaticky přinese úspory nebo vyřeší nedostatky ve fungování firmy.
Kdybyste měl řediteli firmy dát jednu větu, kterou by si měl zapamatovat dřív, než začne cokoliv digitalizovat, jaká by byla?
Udělejte si pořádek v hlavě.
Ne v datech?
Nejdřív v hlavě. Protože pořádek v datech si jinak neuděláte. Musíte si ujasnit, co chcete, kam chcete směřovat, co potřebujete vědět a jaké máte priority. A z toho potom vychází všechno ostatní.
Roman Vinš je ředitelem českého ERP systému Byznys, který je součástí skupiny Seyfor. Je určený pro střední a větší firmy. V jednom systému propojuje finance, účetnictví, sklady, logistiku, výrobu, obchod, CRM, projekty i HR. Všechna důležitá data tak existují na jednom místě a uživatelé díky tomu získají lepší přehled o celé firmě, omezí ruční práci a automatizují každodenní procesy.
