Jak vybrat správnou elektronickou spisovou službu pro školy a školky?
Elektronická spisová služba může školám a školkám usnadnit každodenní administrativu, ušetřit čas a snížit množství papírování. Zdroj: magnific.com
Výzkum společnosti GTS Alive uvádí, že 95 % českých ředitelů škol vidí jako největší problém školství přebujelou byrokracii. Jak ji zjednodušit? Administrativou svázané ruce dokáže rozvázat vedení a učitelům elektronická spisová služba. Ta správná totiž ušetří čas i peníze.
Konec nepřehlednému papírování
Všichni ředitelé a ředitelky vědí, že nejenom v období zápisů zabírá administrativa obrovské množství času. Až neuvěřitelných 80 % pracovního času musí ředitelé strávit papírováním místo pedagogického vedení.
Kvalitní elektronická spisová služba tento papírový chaos promění v digitální pořádek. Na rozdíl od tradiční papírové evidence digitalizuje eSSL celý životní cyklus dokumentů:
automaticky přijímá a eviduje poštu z datových schránek a e-mailů
umožňuje dokumenty přímo v systému tvořit, schvalovat, elektronicky podepisovat i opatřovat časovými razítky
odesílá je adresátům a plně v souladu se zákonem dohlíží na jejich spolehlivou archivaci a skartační řízení
Elektronická spisová služba navíc komunikuje s vaším stávajícím systémem (např. Bakaláři či Škola OnLine), takže se nemusíte bát zmatku v již nastavených procesech.
Pozor na atestaci
V případě, že chcete, aby vybraná služba byla opravdu spolehlivá a prověřená, je nutné myslet i na její atestaci. Tu poskytuje Česká agentura pro standardizaci (ČAS) a je zárukou, že daná spisová služba splňuje legislativní i technické požadavky Národního standardu.
Atestovaným řešením šitým na míru školám a školkám je ICZ e-spis LITE® od české společnosti ICZ. Jedná se o systém vytvořený pro potřeby menších orgánů veřejné moci a jeho velkou výhodou je jednoduché uživatelské prostředí, které vás intuitivně provede každodenní agendou.
Checklist pro ředitele škol a školek pro výběr eSSL
Projděte si před volbou eSSL tento kontrolní seznam, díky kterému najdete správnou službu pro vaši školu:
Má systém oficiální atestaci od MV ČR a ČAS?
Je dodavatel stabilní česká společnost s referencemi ve školství či veřejné správě?
Propojuje se systém automaticky s datovou schránkou?
Zvládne systém hromadné zápisy dětí a generování rozhodnutí?
Obsahuje vestavěnou podporu pro elektronické podpisy a časová razítka?
Je vyřešena dlouhodobá archivace a skartace dle zákona?
Poskytuje dodavatel dobře dostupnou podporu v češtině?
