E-mailová komunikace Zdroj: pixabay.com
OK, BTW, ASAP, lajkuju to, mám to v kompu, seš ve worku? aneb Výrazy z angličtiny a nespisovné tvary slov, které používají „náctiletí“ (a nejen oni) v dnešní online komunikaci. A v podstatě i v mluvené řeči. Komunikační kanály jsou ale také často plné chyb, nejen pokud jde o shodu podmětu s přísudkem. Nepíšeme velká písmena tam, kde mají být. Nebo chybí mezery. Tolerováno je to v soukromé konverzaci, případně v interní komunikaci některých společností. Ve form?
Chaty, SMS zprávy, e-maily, sociální sítě a tak dále. Už roky se jedná o běžný standard v komunikaci mezi lidmi. Psaná čeština se ale v elektronickém prostoru změnila. Zprávy píšeme ve zkratkách, s překlepy a často bez diakritiky, nepoužíváme mezerník před dalším slovem po čárce či vykřičníku, nerozlišujeme velká a malá písmena, emoce vyjadřujeme pomocí tzv. smajlíků. A to se netýká jen mladé generace, takto prostřednictvím telefonů a počítačů komunikujeme (alespoň občas) v zásadě všichni. Volíme rychlost, pohodlnost, spontánnost psaní na úkor formální korektnosti. Zprávy si po sobě často nečteme, možná spoléháme na našeptávače či automatické opravy, a v podstatě lze říci, že často píšeme a reagujeme tak, jako kdybychom právě s dotyčným mluvili tváří v tvář. A při běžné řeči neřešíme mezery, čárky, tečky či spisovnost.
Striktní pravidla především ve formální komunikaci
V osobní neveřejné komunikaci jsou ale uvedené „prohřešky“ tolerovány. „Tyto nedostatky nenarušují elementární srozumitelnost sdělení, na niž je kladen největší důraz,“ uvedla v odborném textu zkoumajícím pravopis v komunikaci mladých lidí v dopisech, SMS a e-mailech lingvistka Zdeňka Hladká. Už před několika lety psala o trendu, který asi nelze zastavit, měl by ale zůstat omezen jen na určité formy neformální komunikace. „Dodržování pravopisných a dalších pravidel si musí uchovat závaznost alespoň v oblasti oficiálních, veřejných a stylově vyšších psaných textů, včetně elektronických,“ je přesvědčena Hladká. K tomu by pak měla podle ní směřovat výuka na školách a společenská sebereflexe. Ředitel Ústavu pro jazyk český Martin Prošek vidí schopnost adaptovat se na spisovný jazyk u mladých lidí pozitivně. „...musíme si uvědomovat, že i ta mládež, na kterou nadáváme, je schopna potom tvořit čistě kultivované projevy ve škole v různých slohových pracích atd. A navíc, když se dostane do profesního života, tak se dostane do situací, ve kterých se prostě nevyhne tomu, aby si osvojila spisovnou normu,“ řekl v rozhovoru pro Seznam Zprávy.
Mezi oficiální texty patří právě i formální e-maily, které si už standardně vyměňujeme například s úředníky, lékaři nebo zástupci firem, finančních ústavů či vzdělávacích institucí. Také jako zaměstnanci či podnikatelé, pokud komunikujeme například s klienty, bychom měli působit v e-mailu profesionálně. Tady najdete základní doporučení pro psaní formální elektronické pošty.
Předmět e-mailu
Nikdy nevynechávejte předmět e-mailu. Měl by stručně a výstižně naopak adresátovi naznačit, o čem je vaše zpráva. Podle toho se také může dotyčný rozhodnout, zda e-mail otevře hned nebo jeho vyřízení počká.
Vždy buďte v předmětu konkrétní, nepište jen obecně např. Žádost či Dotaz. Pokud o něco žádáte či se ptáte na určitou záležitost, uveďte to. Například „Žádost o vypracování rozpočtu na stavbu domu“ nebo „Dotaz – Domácí mazlíček v hotelovém pokoji“.
Text e-mailu
Zapomeňte na výrazy, které používáte při komunikaci s kamarády – například výše uvedené OK, BTW a podobně.
Dbejte na srozumitelný text, který by měl být stručný, výstižný (to podstatné uveďte hned na začátku) a především bez gramatických chyb. V psaném formálním textu nezapomínejte na dodržování mezer po interpunkčních znaménkách ani na strukturované členění textu do logicky ucelených odstavců.
Budete-li zvýrazňovat text, vyberte si jen jednu formu – například tučně. Nepoužívejte příliš často pro zvýraznění VELKÁ PÍSMENA v textu – podle netikety (internetová etiketa) to vypadá, jako kdybyste na dotyčného křičeli.
Také nepište za větou spoustu vykřičníků!!!!!! Ve formální a slušné komunikaci není třeba žádný. Maximálně za méně formálním rozloučením, jak bude zmíněno dále v článku.
Nepoužívejte smajlíky – maximálně jeden, a to pokud to dovoluje situace (s dotyčným se už trochu znáte a podobně).
Oslovení a rozloučení
Každý oficiální dopis (včetně e-mailu) je vhodné začít slušným oslovením v 5. p. Je to důležité. I v případě písemného styku s institucemi, kdy jméno příjemce neznáte. Pak se používá například Vážené paní, vážení pánové, Vážená paní / Vážený pane, Vážení. „Povšechný pozdrav Dobrý den je v písemném styku považován za familiární. Hodí se pro styk osobní, telefonický, někdy také pro neformální, neoficiální nebo vnitřní e-mailovou korespondenci (například s kolegy),“ uvádí se v Internetové jazykové příručce, kterou připravuje Ústav pro jazyk český.
Pracovní funkce, například Vážený pane starosto, řediteli, primáři a vojenská/policejní hodnost, například Vážený pane plukovníku, má podle příručky zpravidla přednost před akademickým titulem, jako je profesor, docent, doktor, inženýr. Pokud adresát nemá takovou funkci, hodnost nebo titul, oslovujte ho v e-mailu Vážený pane a jeho příjmením v 5. p., například Vážený pane Kučero, Vážený pane Nováku. Ženy se pak oslovují přechýleným tvarem své funkce či titulu, například Vážená paní ředitelko, Vážená paní profesorko. Nemají-li titul, použijete jednoduše Vážená paní Nováková.
Není ale obvyklé oslovovat funkcí (titulem) a příjmením současně, například Vážená paní doktorko Nováková, Vážený pane inženýre Nováku. V takových případech je namístě oslovovat pouze titulem nebo funkcí: Vážená paní doktorko, Vážený pane inženýre.
Váháte často, jestli máte psát velké písmeno u zájmen? „Tvary osobních a přivlastňovacích zájmen Vy, Vám, Váš píšeme jako vyjádření úcty a zdvořilosti v dopise vždy s velkým počátečním písmenem, ať píšeme jednotlivci, několika osobám, nebo kolektivu,“ upozorňují autoři jazykové příručky.
Za oslovením napište čárku, poté následuje prázdný řádek a pokračuje text e-mailu, který začíná standardně malým písmenem (není-li na jeho začátku jméno či název vyžadující písmeno velké).
Závěrečný pozdrav se považuje za samostatný odstavec. Začíná vždy na stejném místě, jako předcházející odstavce.
- Lze napsat buď jen S pozdravem či S přáním pěkného dne (není zde žádné interpunkční znaménko).
- Nebo lze použít větnou formuli s pokračováním na dalším řádku – například Zdraví | Jan Novák – ani za těmito pozdravnými formulemi se nepíše žádné interpunkční znaménko.
- Rozloučení může být i ve větě, například Děkuji za spolupráci a přeji mnoho úspěchů. Těším se na brzké setkání a srdečně zdravím. Tady už se píše tečka (V méně formální komunikaci můžete použít tři tečky nebo vykřičník).
Za rozloučením a vaším jménem by měl být připojen i kontakt na vás.
Přílohy
Někdy je třeba zaslat navíc k e-mailu i nějaký soubor (fotografie, nákres, smlouvu a podobně). Na přílohu v textu e-mailu adresáta upozorněte. A nezapomeňte ji také přiložit, abyste nemuseli vzápětí posílat omluvný e-mail ještě s přílohou. Pokud víte, že budete přílohu posílat, vložte ji hned na začátku, ještě než začnete psát, nebo v okamžiku, kdy se o příloze v textu zmiňujete.
Extrémně velké přílohy neposílejte spolu s e-mailem, někdy to ani nejde. Využít lze například některé z internetových úložišť (Disk Google, Dropbox, OneDrive, Leteckaposta.cz, Zasilkovna.cz či Uschovna.cz).
Hromadné e-maily
Někdy potřebujete stejnou zprávu poslat více lidem. Pokud se týká všech, lze poslat najednou na více adres. Adresáti, kteří mají být pouze srozuměni s danou informací a nepotřebujete od nich odpověď, by měli být dáni do kopie.
Pokud se ale mezi sebou adresáti neznají nebo nechcete, aby ostatní věděli o rozeslání textu na více míst, neměli byste hromadný e-mail touto formou tedy nikdy posílat.
Je-li hodně adresátů a jednotlivé zasílání e-mailu by vás zdržovalo, využijte možnost „skryté kopie“, v takovém případě adresáti neuvidí, komu všemu byl e-mail zaslán. Do políčka „komu“ pak vyplňte svoji vlastní adresu. Každopádně dnes už bude každý vědět, že v tomto případě byl e-mail poslán na více míst.
Pokud se hodí každého z adresátů oslovit jeho jménem, nezbývá nic jiného, než posílat jednotlivě.
Nechtěné odeslání
V elektronické komunikaci je to dílo okamžiku. Omylem zmáčknete tlačítko odeslat, i když ještě není zpráva kompletní. Ještě jednodušší je splést se při psaní e-mailu v mobilu. Zkuste malý trik – dokud e-mail nenapíšete a nezkontrolujete, zda tam nejsou chyby či jiné nesrovnalosti ve srozumitelnosti textu, nepište do políčka odesílatel žádnou adresu. Vložte ji tam až na úplný závěr těsně před odesláním. Takový e-mail se jednoduše při nechtěném kliknutí nepošle.
Může se také stát, že pošlete e-mail někomu jinému. Už při zadání prvního znaku vám obvykle adresář nabídne adresy, které jste již v minulosti použili. Tady pak hrozí, že se spletete. Raději si vyplněnou adresu vícekrát zkontrolujte.
Odpověď na e-mail
S odpovědí není nutné příliš spěchat, pokud to není urgentní záležitost. Zpět byste se ale měli odesílateli ozvat ideálně do 24 hodin, nejpozději do 48 hodin.
Používejte tlačítko „Odpovědět“, odesílateli pak bude jasné, na jakou zprávu reagujete. Neodpovídejte novým e-mailem, s jiným předmětem. Někdo pak doporučuje smazat při odpovídání celý text původního e-mailu. To může být praktické jen v jednom případě. A to pokud má adresát možnost seskupovat zprávy do konverzačního vlákna, kdy se mu zobrazí celá historie vaší komunikace na dané téma. Ne každý e-mail toto umožňuje, ne každému takový systém vyhovuje. Někdy paradoxně může i zdržovat, protože poslední e-mail se většinou zobrazuje až na konci vlákna.
Pak je pravděpodobně obecně lepší v odpovědi celou historii a text původního mailu, na který odpovídáte, nemazat. Může to ušetřit adresátovi čas ve chvíli, kdy mu pošlete reakci až po delší době. Nemusí například hledat ve svých odeslaných zprávách, co vám vlastně všechno původně napsal a na co mu reagujete (tedy velká výhoda oproti klasické písemné komunikaci). Umazávat ale můžete pasáže, které nejsou pro odpověď už důležité.
Nové téma, nový e-mail
Ale pokud budete s daným člověkem chtít řešit něco jiného, v tom případě zase nikdy nepoužívejte odpověď na poslední e-mail, který vám od dotyčného přišel. Je vhodné napsat nový předmět k tématu, kterého se posílaná zpráva týká. Snadno se pak mimo jiné dohledává v historii...
