Pět nejčastějších chyb, které děláme v interní komunikaci. Jak z nich ven?

Proč se vůbec interní komunikací zabývat? Je to prosté. Člověk je tvor společenský a sám o sobě by těžko přežil. Je tedy dobře, že kolem sebe máme spoustu lidí, se kterými jsme v interakci. Kdyby si každý žil bez ohledu na druhého, vzájemně bychom si komplikovali životy, protože bychom nevěděli o záměrech těch druhých.

ČTĚTE DÁLE: Personální oddělení nejsou holky a kluci pro všechno. Jakou roli má a kdy může pomoci?

A proto je důležitá výměna informací – abychom měli možnost sdílet zážitky nebo třeba posouvat věci dopředu. Jedinec má určitou kapacitu, ale když se spojí s jedním nebo více lidmi, efekty se násobí. Komunikace je zkrátka k rozvoji, růstu a zlepšování našeho prostředí nezbytná. A člověk je do té míry živ, do které komunikuje.

Co to vlastně interní komunikace je

Interní komunikace je komunikace, díky které si předáváme informace uvnitř týmu. Týká se každého člena týmu od majitele po brigádníka, který u nás tráví třeba jen hodinu týdně. Původ slova informace nám ukazuje, že mají něco „formovat uvnitř“ (in-form), každá informace tedy skupiny uvnitř formuje. Pokud budeme ke komunikaci s druhými lidmi přistupovat s tímto vědomím, možná to bude záchranná brzda, která nás zastaví dříve, než vypustíme z úst něco, co by nás potom mrzelo. Zároveň je to skvělý „rozlišovák“, který pomůže určit, jakou informaci a v jaké formě do týmu posílat, a jakou ne.

Sečteno a podtrženo, to celé ovlivňuje nasazení týmu, jeho náladu, chuť a ochotu, jeho rozpoložení a konečné výsledky. Pojďme se na to podívat trochu konkrétněji, skrze pět chyb, kterých se v komunikaci obecně nejčastěji dopouštíme.

1. Jsem zajímavý, místo abych se zajímal

Mezi „být zajímavý“ a „skutečně se zajímat“ je velký rozdíl. Člověk, který se snaží být zajímavý, většinu pozornosti zaměřuje na sebe a nedokáže pak věnovat plnou pozornost druhému člověku.

Přitom to nejdůležitější, co můžeme pro druhého udělat, je přesně to, že mu věnujeme pozornost. Ve chvíli, kdy se snažím být zajímavý já, mě ten druhý tak úplně nezajímá a mohou mi tak uniknout důležité signály. Nevšimnu si divných reakcí nebo špatné nálady, přejdu to a už je oheň na střeše. To je rozhodně jedna z chyb, která má na interní komunikaci, ale i na komunikaci obecně velký vliv.

2. Člověk je duchem mimo

Když má člověk nějaký problém, který mu hodně zaměstnává mysl, a nedokáže se soustředit na přítomný okamžik, bývá takzvaně duchem mimo. Přemýšlí o tom, co bylo nebo co bude, a neuvědomuje si, že nevnímá plně toho, kdo k němu právě hovoří. I to je jedna z typických chyb.

V oblasti interní komunikace ve firmě se to může projevit tak, že máme nějaké problémy, které řešíme, a kvůli nim nevidíme, že se nám lidé snaží něco říct, že se jim něco nelíbí, že bychom možná měli něco změnit.

3. Co když to nepochopil?

Schopnost opravdu správně pochopit to, co mi druhý říká, schopnost vytvořit si v hlavě přesnou představu toho, co mi někdo právě řekl či napsal, je pro komunikaci a pro interní komunikaci zásadní téma. Protože lidé mají různou schopnost chápání, jsou různě bystří, je třeba s nimi komunikovat tak, aby to pochopili všichni.

Jednou z velkých chyb v komunikaci je to, že neumíme předat myšlenku dostatečně dobře, aby opravdu všichni pochopili, co tím chceme říct. Celé to vede k nedorozuměním, chybám a špatným vztahům.

4. Informační vakuum je prostor pro domněnky

Všimli jste si někdy, že když dáme druhým kusé informace, nebo dokonce žádné, automaticky si sami doplňují nějaké své vysvětlení? Lidé nemají rádi informační vakuum a zároveň mají velkou schopnost být tvořiví ve svých vlastních úvahách a často si ani své vytváření domněnek neuvědomují.

Dalo by se to shrnout tak, že špatný vstup způsobuje následně špatný výstup, chybné vyhodnocení situace. A problém je na světě.

5. To já ne, to on

Není nic jednoduššího než svést špatnou komunikaci na druhého člověka. Pravdou ale zároveň je, že ukazujeme-li na druhého a ukazujeme mu, že on za něco může, dáváme mu tak trochu moc nad svým vlastním životem a najednou to vypadá, že není v našich silách špatnou komunikaci napravit.

Možná si teď říkáte: „Sakra, každou z těch chyb jsem už v životě udělal.“ Nebojte, je to úplně normální, každý je někdy udělal. Prostě jen pokračujte ve čtení a třeba si odnesete nějakou radu, která něco z toho o kousek vylepší.

Jak poznáte, že se ve vašem týmu chyby v komunikaci rozhodně vyskytují?

■ Lidé si nepředávají informace nebo si je předávají pozměněné.

■ Pokud jim pošlete e-mail či jinou komunikaci, stává se vám, že neodpoví.

■ Zahlcují svou komunikací i ty, kterým zprávy vůbec nepatří.

■ Lidé mezi sebou nejsou příliš ochotní komunikovat.

■ Management neinformuje zaměstnance o změnách.

■ Nestanoví se „pravidla hry“ nebo se nevyžaduje jejich dodržování.

■ Šéf se o své lidi nezajímá nebo se zajímá jen o problémové pracovníky.

■ Šéf nejde příkladem.

Co chyby v komunikaci způsobují

Než vám dám pár tipů, jak to celé zvládnout a jak interní komunikaci nastavit dobře, v pár bodech vám ukážu, jak poznat, že máte s chybami v komunikaci v týmu co do činění a co může špatná komunikace způsobit.

Autor: Iva Schulzová, lektorka seminářů ve společnosti PERFORMIA

• People Management Forum je největší HR sdružení v ČR.

• Více než 30 let pomáhá měnit přítomnost i budoucnost HR.

• Vydává časopis HR forum plný inspirace, jak rozvíjet a vést druhé i sami sebe.

• Ukázkové číslo časopisu na https://hrforum.munipolis.cz/p/aktualni-cislo