Na dovolené na e-maily neodpovídejte Zdroj: http://pixabay.com
Čas letních dovolených se pomalu přehoupl do druhé poloviny. Zatímco si hodláte užívat chvíle klidu, pomyslná soukolí ve vašem zaměstnání se ve většině případů točí dál. A tak vaši e-mailovou schránku kolegové, nadřízení, podřízení i klienti zásobují i v době vašeho volna svými zprávami. Abyste předešli zbytečným nedorozuměním a problémům, je vhodné nastavit automatickou odpověď. Formě se meze nekladou, stále častěji vyhrává vtip a lehkost nad formálností. Co všechno by ale měla obsahovat?
OoO. Pro nezasvěcené to může vypadat jako chyba, překlep nebo třeba tři bubliny. V angličtině ale tahle zkratka znamená „Out of Office“, tedy „mimo kancelář“. Volí se obvykle při delší nemoci nebo dovolené. Většina Čechů ji zná pod položkou „automatická odpověď“.
A právě léto je období, kdy ji do svých schránek dostáváme nejčastěji. Obvykle obsahuje stručné sdělení, že dotyčný není k zastižení.
Co by nemělo chybět?
Pochopitelně stěžejní je sdělení, že nejste k dispozici. Dále byste ale ve zprávě měli také uvést, kdy se vracíte. A vhodné je rovněž odkázat v případě neodkladných záležitostí pisatele na zastupující kolegy. Pochopitelně po vzájemné dohodě.
„Než jména a kontakty na kolegy zařadíte do své automatické odpovědi, pečlivě zvažte, jestli reakce na došlé zprávy opravdu nepočkají do vašeho návratu. Pokud zahltíte e-mailovou schránku spolupracovníků požadavky, které by snesly klidně odklad, nejspíš vám nepoděkují,“ radí web Jobs.cz.
Formální i vtipná odpověď
V 21. století už si málokdo potrpí na úřednický styl. Takže se, pokud to vaše pracovní prostředí jen trochu dovoluje, můžete trochu odvázat. „I taková maličkost, jakou je originální OoO (Out of Office) mail, může člověka odlišit od konkurence, učinit ho zapamatovatelným nebo jen vyvolat úsměv u toho, komu se objeví na monitoru,“ píšou stránky Peak.cz. A rovnou uvádí příklady takových odpovědí:
- Dobrý den. Napadlo vás někdy, co byste si beze mě počali? Je to tady…
- Bohužel teď několik dní nejsem v kanceláři. Jestli to hoří, volejte hasiče.
- Jsem sice mimo kancelář, ale nezoufejte: vaší zprávě se budu věnovat po návratu, hned poté, co vyřídím zprávy přijaté dříve. Automatický systém vaší zprávě přidělil pořadové číslo: 376. Odpověď můžete čekat přibližně za: 19 týdnů.
Pokud si nejste jistí, zvažte také, komu má systém automatickou odpověď odesílat. Jen kolegům v rámci firmy? Jen vybraným lidem, nebo úplně všem?
Kdy se automatické odpovědi vyhnout?
Jsou ale rovněž chvíle, kdy je lepší se automatické odpovědi vyhnout. „Pokud vaše firma garantuje uživatelskou podporu klientům po e-mailu, není automatická odpověď na místě. Obdobně u on-line obchodů, pokud zákazník na svou objednávku obdrží automatickou odpověď v nepřítomnosti, pravděpodobně bude objednávku stornovat a poohlédne se po jiném dodavateli,“ radí web Jak na IT.
