Porady bývají rutinní záležitostí každé firmy či organizace. Na jedné straně jsou vnímány jako nezbytná součást vnitřní komunikace, na straně druhé jsou brány jako zlo, kterému je lépe se vyhnout. Když už se bez nich nelze obejít, měli by se jejich účastníci zaměřit na to, aby proběhly co nejefektivnějším způsobem. Jinak hrozí nejen obrovská ztráta času a energie lidí, ale i firemních peněz.
Porady zabírají mezi deseti a dvaceti procenty pracovního času. Záleží na tom, o jaký podnik se jedná, jak co do odvětví, tak co do velikosti a počtu zaměstnanců. Obecně se ale dá říci, že jde o půlden až celý den průměrně za týden, který pracovníci ve firmách nebo jiných organizacích stráví na poradě. S rostoucí hierarchií zaměstnanců se zvyšuje i podíl pracovního času na poradách stráveného. Podle různých odhadů zaberou mítinky vyšším manažerům průměrně šedesát procent jejich pracovní doby.
Efektivní fungování firem, úřadů nebo jiných organizací zřejmě není bez porad myslitelné. Jenže problém nastává v momentě, kdy se z porad stane nudná povinnost, která de facto nemá žádný přínos nebo v horším případě produktivitu ve firmě snižuje a zaměstnancům působí doslova trauma. „Až dvě třetiny porad jsou považovány za neefektivní. To je ohromné číslo, pokud si to přepočítáme na peníze, které tím konkrétní společnost ztratí,“ uvedl pro CNN Prima NEWS Tomáš Poucha, ředitel Institutu interní komunikace a Marketingového institutu.
Až jeden ztracený den týdně
Podle Pouchy průměrná firma s deseti zaměstnanci tratí kvůli neproduktivním poradám 90 až 100 tisíc korun měsíčně, včetně příprav, které jsou rovněž časově náročné. „U takto malé firmy je to pak přes milion za rok. Když to převedeme na dny, pracovníci, kteří chodí na porady, jež nemají přínos, by klidně mohli zůstat až jeden den v týdnu doma a v podniku by se prakticky nic nezměnilo,“ dodal Poucha. Samozřejmě, že ve firmách, které mají větší podíl takzvaných bílých límečků, se podíl poradního času zvyšuje, bohužel včetně toho poradami neproduktivně stráveného. „Zažil jsem i společnosti, kde se dělaly porady v průměru polovinu každého pracovního dne. To je zcela neefektivní a při řádech stovek až tisíců zaměstnanců ve firmě se náklady na zbytečné mítinky opravdu šplhaly do stamilionů za rok,“ doplnil Tomáš Poucha.
Česká republika se ale v tomto ohledu příliš nevymyká standardu, který panuje i ve vyspělých zemích. Poradenská společnost Atlassian například uvádí, že ve Spojených státech je asi polovina firemních porad považována za neproduktivní a podobně jako u nás to znamená přibližně jeden den v týdnu, který je takto ztracený. Firma takto v průměru a přepočtu na jednoho zaměstnance ztratí asi 5900 dolarů (přibližně 137 tisíc korun) ročně. Podnik se sto zaměstnanci přichází každý rok v průměru o více než 750 tisíc dolarů (bezmála 17,5 milionu korun). Celkové roční náklady na zbytečné porady se pro Spojené státy odhadují na 37 miliard dolarů (téměř 860 miliard korun).
Zřejmě největší část těchto nákladů jde na vrub skutečnosti, že často není dopředu jasné, co všechno se má na poradách probrat. Téměř dvě třetiny mítinků jsou spojeny se špatně naplánovanou agendou. Není-li předem definováno, co je cílem takového setkání, celou poradu to pak zbytečně natahuje a je plýtváno časem všech zúčastněných. Naproti tomu, pokud se přípravě porady věnuje přesně určený člověk ve firmě, může to znamenat nezanedbatelné úspory. A to nejen v podobě ušetřených peněz, ale i napjaté atmosféry na pracovišti, která kvůli zbytečným poradám vzniká.
Plánovat a definovat role
A jak tedy porady proměnit z černé můry téměř každého zúčastněného v prospěšnou firemní disciplínu? Základem je jasný plán, důkladná příprava a optimální délka mítinku. „Pokud je dopředu jasné, co se má probrat, jsou definované role a úkoly, může se účinnost takové porady zvýšit až o osmdesát procent,“ řekl Tomáš Poucha CNN Prima NEWS. Druhou zásadou je kontrola splnění úkolů z porady minulé. Třetí pak na závěr každé porady shrnout a definovat další kroky, které se budou ve firmě dít. „To umí zvýšit efektivitu o dalších třicet procent,“ míní Poucha.
Klíčovým prvkem je také udržení pozornosti zúčastněných. Odhady jak pro Česko, tak jiné země hovoří o tom, že až devadesát procent přítomných pracovníků nedává pozor a věnuje se něčemu jinému. To bývá doménou virtuálních porad, kdy se lidé připojují z různých lokalit, a až dvě třetiny účastníků čtou během on-line jednání maily.
V neposlední řadě je třeba správně odhadnout, jak dlouho má přínosná porada trvat. Bohužel na to obecná rada neexistuje. Vždy totiž záleží na tom, kolik lidí se jí zúčastní, co všechno je třeba prodiskutovat nebo jakou frekvenci porady v organizaci mají. Pokud jsou časté, je lepší zkrátit je na nutné minimum. „Z osobních zkušeností vím, že dva bloky po devadesáti minutách s přestávkou jsou už pro většinu lidí hodně náročné na soustředění. To opravdu dá jen málokdo,“ doplnil Poucha. V odhadu správné délky trvání i průběhu porady také pomůže, když někdo sleduje, co lidé na poradě dělají, když se měří prostoje mezi jednotlivými tématy včetně délky diskusí k nim a podobně, a následně takto nasbíraná data analyzovat a vyhodnocovat. „Dnes na to už existují technologie, které to všechno zvládnou,“ uzavřel Tomáš Poucha.
