Usnadňuje nákupy, komunikaci a mnohdy odstraňuje nežádoucí chyby. Co od ní dále čekat?

Proč je digitalizace zásadním pojmem současnosti? A jak vypadá v praxi? O tom všem byla řeč v pořadu Interview Plus s Tomášem Wiesnerem, zakladatelem společnosti Dáváme.cz. Právě ta pomáhá jiným firmám digitalizovat a automatizovat vnitřní procesy. Tomáš Wiesner vysvětluje, co si pod tím máme představit:

„Je to ulehčení firmám od rutinních věcí. V této oblasti jsou mnohdy lidé tím slabým článkem, kdy se zbytečně dopouštějí některých chyb. Dělat rutinní práci je často nebaví a vy potřebujete, aby vymýšleli věci a dávali tu svoji přidanou hodnotu tam, kde ji mají. A to není přepisování dat z bodu A do bodu B.“

Klasickým příkladem je podle zakladatele společnosti Dáváme.cz digitalizace faktur. „Když přijdou faktury, systém je automaticky přečte, vezme ta data. To znamená, kolik máte zaplatit, komu na jaký účet, a následně to založí do vašeho systému účetnictví a ředitel jenom schválí platbu. A je to.“

Ještě lepším příkladem je obchod jako takový. Tomáš Wiesner popisuje přesně, jak to chodí: „Obchodníci standardně, když dělají obchod, tak 50 % svého času stráví administrativou. Místo aby telefonovali, bavili se se zákazníky, řešili jejich problémy, tak víceméně zapisují nějaké záznamy, přepisují e-maily a hledají další kontaktní údaje a podobně. A v tu chvíli vy víte, že pokud odeberete obchodníkovi zbytečnou administrativu a místo toho mu dáte prostor, aby se věnoval zákazníkům, tak v tu chvíli dokážete zdvojnásobit obrat, aniž byste cokoliv udělali. Stačí jenom zapojit digitalizaci – automatizaci těch procesů.“

Připraví digitalizace obchodníky o práci?

Právě u obchodníků je přitom možností k digitalizaci celá řada. „Někdo vám dá poptávku na vašem webu. A ta automatizace se postará o to, že ta poptávka skočí do systému pro zprávu a management zákazníků, ale zároveň ji přidělí správnému obchodníkovi, například podle regionu. Dotáhne tam víc informací o zákazníkovi. Pokud je to firma, tak se podívá do obchodního rejstříku. Může zjistit, jestli ta firma není v insolvenci, kdo je kontaktní osoba, kdo tam za ni jedná, následně může rovnou připravit nějakou nabídku pro toho obchodníka, takže on nemusí už vůbec nic připravovat, protože ten člověk vyplnil na internetu, co požaduje.

A v tom nejlepším případě může rovnou i vystavit fakturu a obchodník tam možná ani není potřeba,“ vysvětluje zakladatel společnosti Dáváme.cz. Ale zároveň upozorňuje, že digitalizace obchodníky nepřipraví o práci. Spíš jim usnadní tu jejich „Je to o lidském kontaktu. Obchodník tam vždycky bude, protože prodávají lidé lidem. Ale obchodník může potom být v kontaktu se zákazníkem a nemusí žádat nikoho, aby mu vystavil fakturu, aby vytvořil nabídku atd.“

Digitální aplikace navíc dokážou automaticky vyhodnotit historii zákazníků a nabídnout další potřebná data. „Pokud je to třeba opakující se zákazník, tak se systém může podívat i do vašeho interního, účetního systému a zjistit, jestli to je dobrý plátce. Jestli má zaplacené všechny faktury, jak moc je to důležitý zákazník, jakou mu máte dát prioritu v odbavení a podobně,“ vyjmenovává další výhody digitalizace Tomáš Wiesner.

Na trhu je v současnosti podobných aplikací řada. Ve světě vznikají tři až čtyři každý den. Je tedy velmi důležité najít tu správnou. Zakladatel společnosti Dáváme.cz radí jak na to: „V dnešní době už máme aplikaci snad na každou potřebu a na tu, kterou ještě nevíme, tak ta už určitě vzniká. Dříve jste museli ohnout svoje procesy, aby odpovídaly systému, který byl nějakým způsobem naprogramovaný. Nebo druhá možnost byla, že jste si nechala vyrobit aplikace na míru, to znamená, že jste vlastně musela mít jednak ty znalosti a zkušenosti, a jednak peníze na vývoj,“ vzpomíná na začátky digitalizace Tomáš Wiesner. A rovnou dává jasný příklad: „A když vezmete firmu, která dělá kachličky, tak určitě není dobrá ve výrobě softwaru. Takže to bylo těžké. Ten dnešní trend je, že máte na trhu deset tisíc různých aplikací. Vaším úkolem je vybrat si tu správnou nebo správné a propojit je.“

K tomu už dnes není vůbec potřeba zaměstnat celou skupinu IT specialistů. „V Česku vznikla společnost Integrovat, pak se přejmenovala na Make, teď ji vlastní Němci. Nicméně je to integrační platforma, na které si lidé mohou propojit všechny aplikace, aniž by nějakým způsobem museli znát programování nebo programátorský jazyk. Úplně obyčejný člověk si tak může začít vytvářet systémy přesně na míru. To znamená, že si vybere ten správný systém. Ten set systémů se propojí tím, že se to na kliká. Možná to není nejlepší přirovnání, ale je to něco jako vytváření webů. Dřív jste musela znát html programování, nějaký jazyk, abyste si vytvořila web. Dneska už jsou platformy, kde jenom myší klikáte, jak ten web má vypadat. To stejné teď přechází na firemní aplikace,“ objasňuje Tomáš Wiesner.

Jak si správně vybrat aplikaci

Hraje při volbě aplikací a systémů velikost firmy, případně počet zaměstnanců, zaměření apod.? Podle Tomáše Wiesnera je to velmi individuální. Faktorů, které o výběru rozhodují, je více: „Když máte lidi, kteří jsou na sobě závislí, to znamená, že si mezi sebou přehazují nějaké úkoly, a když potřebujete mít přehled o tom, co se děje v té firmě. Máme firmy velikosti tří, čtyř lidí a obsluhujeme firmy o stovkách zaměstnanců. My se tedy zaměřujeme čistě na segment malých a středních firem. Ale pro ty velké se to dá uplatnit úplně stejně.“

Dobrou zprávou je, že používání aplikace není zdaleka tak vysokou investicí, jak by se na první pohled mohlo zdát. Její pořízení se navíc vyplatí. „Odstranili jsme faktor programátora, což je hrozně nákladný člověk a dnes je téměř nesehnatelný.“

Vy vlastně kupujete už hotová řešení, která mají týmy programátorů v sobě. My nepotřebujeme mít vlastní, protože využijeme ty systémy. A co se týká ceny, tady se pohybujeme v řádu tisícikorun měsíčně. Je to většinou nějaká předplatná služba a vy si dokážete postavit systém přesně na míru pro vás,“ říká Tomáš Wiesner.

Pochopitelně je potřeba ale kromě měsíčních nákladů počítat s úvodní investicí. „Člověk se samozřejmě musí zamyslet nad tím, jak ty systémy propojit, aby to mělo nějakou logiku, ideálně se pobavit i s těmi uživateli. V tu chvíli je to projekt, který má počáteční náklady, které se pohybují v desítkách až stovkách tisíc,“ říká Tomáš Wiesner s tím, že vynaložené peníze se ale obchodníkovi vrátí. A to možná rychleji, než by čekal: „Dneska už se nepohybujeme v kvartálech nebo letech návratnosti. Dneska se bavíme s našimi zákazníky o týdenní návratnosti, to znamená v řádu šesti až deseti týdnů návratnosti.“